Barrer, cocher, rayer… Vous avez beau passer beaucoup de temps à gribouiller sur votre To Do List, vous n’en voyez jamais la fin ? De la stratégie du post-it aux tableaux Excel en passant par les applications gratuites aujourd’hui disponibles, chacun dispose de son arme pour organiser ses missions quotidiennes et ainsi lutter contre les oublis. Mais force est de constater que dans la pratique, il est difficile d’en voir le bout. Mais pourquoi ? Voici 10 conseils qui vous aideront à optimiser la réalisation de vos objectifs quotidiens !

Les adeptes des To Do List vous diront qu’il n’y a rien de plus frustrant que d’oublier de prendre un rendez-vous, d’oublier de rendre un document ou de perdre le contrôle sur son emploi du temps ! Faire des listes est un moyen d’éviter de faire des erreurs et surtout d’être sûr d’avoir été proactif tout au long de sa journée !

La recette d’une bonne To Do list…

  1. Faire le point sur ses priorités !  

Vous accumulez les semaines à rallonge et les missions s’entassent ? Vous pouvez définir avec vous même ou avec votre manager les priorités en termes de missions. Vous pourrez aller au bout de votre To Do List, si vous coordonnez votre temps et votre énergie disponibles avec vos priorités professionnelles. Mais soyons humble et réaliste, personne n’a jamais réussi, dans aucun domaine, alors n’hésitez pas à prioriser vos tâches afin de ne pas perdre de temps !

  1. “Diviser pour mieux régner” : séparez vos grosses tâches en plusieurs  petites missions 

Oui, vous pouvez vous sentir submergé à l’idée de réaliser les grosses missions inscrites sur votre To Do List ! Pour visualiser plus facilement votre progression vous n’avez qu’à diviser ces grosses missions en plusieurs petites! En remplaçant “rendre le dossier lundi” par “finir le dossier” et “relire le dossier”, vous pourrez répartir votre temps de production plus facilement ! Et surtout, barrer plus vite tous les objectifs de votre To Do List ! 

  1. Prendre le taureau par les cornes ! 

Commencez toujours votre To Do List par les tâches les plus difficiles ! Une fois celles-ci terminées vous serez fier de les barrer et vous serez plus efficace sur les tâches dites “faciles”. Aussi, vous éradiquerez au plus vite toutes les sources de stress qui parfois, peuvent vous empêcher d’avancer ! 

  1. Anticiper sa To Do List pour gagner du temps 

Faire un état des lieux de ce que vous avez à faire ou ce qu’il vous reste à faire avant de commencer à travailler vous permettra d’être efficace dès le début de votre journée ! La veille au soir ou dans les transports, projetez-vous sur ce que vous avez décidé de faire. Rayer sa To Do list n’aura jamais été aussi facile si vous avez défini en amont vos actions à accomplir.

  1. Limiter le temps accordé aux tâches de sa To Do List 

Si vous voulez arriver au bout de votre To-Do List le plus rapidement possible, n’écrivez que les tâches du jour pour le lendemain. Une liste à la journée vous permettra d’être concentré sur les tâches urgentes et de ne pas anticiper sur les prochains jours. Mais si vous pensez à vos prochaines missions, n’hésitez pas à les ajouter à votre agenda à la date où vous devez les accomplir ! De cette manière, vous libérerez votre charge mentale et vous resterez concentré sur vos missions. N’hésitez pas à sécuriser la durée de vos tâches. Plus vous prévoyez large pour réaliser vos tâches, plus vous arriverez plus vite à la fin de votre liste du jour ! 

  1. Savoir dire “non”, c’est possible ? 

Les grands sages de la To Do List sont ceux qui n’ont pas les yeux plus gros que le ventre ! Il est parfois difficile de dire non à ses équipes ou à son manager concernant les missions que l’on vous donne à réaliser. Mais il est important de ne pas accumuler trop de tâches pour pouvoir être efficace sur chacune. Il s’agit de savoir dire “non” à tous les évènements parasites qui pourraient vous empêcher d’aller au bout de votre liste ! Chaque jour, vous devez penser aux objectifs de votre liste et ne pas vous disperser afin de ne pas vous laisser entraîner vers d’autres sujets ! 

  1. “Il n’y a rien de personnel là-dedans !” 

La séparation entre vos tâches personnelles et vos tâches professionnelles vous permettra d’y voir plus clair ! Par exemple, si vous faites une To Do List boulot, ne rajoutez pas “Prendre rendez-vous chez le dentiste”. Il est possible que vous preniez rendez-vous chez le dentiste avant de répondre à vos emails urgents ! Mais pas de panique, vous pouvez toujours vous accorder une heure avant ou après le travail pour aller au bout de votre To Do List personnelle !

  1. Laisser de la place aux imprévus ! 

Réservez un peu de temps pour gérer les urgences.

Dans la vie professionnelle comme dans la vie personnelle, vous êtes en permanence confronté à des situations imprévisibles ! Les situations d’urgence sont à gérer sur le moment et peuvent parfois vous ralentir dans la réalisation de vos missions ! Si vous savez gérer les urgences mais pas le retard sur votre To Do List, vous pouvez réserver un temps spécifique à la gestion des imprévus. Trouvez un équilibre entre 10% et 25% de votre temps ! 

  1. Définir ses propres règles 

Rien ni personne ne vous connaît mieux que vous même ! Alors si vous voulez aller au bout de votre To Do List, fixez-vous vos propres règles ! Vous pouvez imaginer des catégories de tâches à faire le matin et d’autres l’après midi par exemple. Une fois que vous avez trouvé votre méthode, vous serez efficace tout au long de votre journée et surtout vous arriverez enfin au bout de votre liste ! 

  1. La done-list

Aussi, pour vous entraîner à aller au bout de votre To Do List, vous pouvez commencer par faire des exercices de mémoire en fin de journée. Chaque soir, faites une liste de ce que vous avez accompli dans la journée, une fois que vous l’avez faite, comparez-là avec votre liste initiale ! Est ce que vous en avez fait moins ? Est ce que vous en avez fait plus ? Votre propre évaluation vous permettra de progresser ! 

Vous l’aurez compris, les astuces sont nombreuses alors à vous de jouer !