C’est le moment pour vous de faire le grand ménage ? Vous souhaitez mettre de l’ordre dans vos affaires et vous désencombrer des papiers inutiles ? Pour vous faciliter la tâche, découvrez quels documents sont absolument à conserver pour vos démarches administratives et ceux que vous pouvez dématérialiser. Nous avons parfois du mal à déterminer quels documents nous devons précieusement conserver et pour combien de temps. Et sous quel format ? Voici quelques pistes pour vous aider à y voir plus clair !  

Quels sont les papiers administratifs à conserver ?

Relevés de compte, fiches de paie, avis d’impositions ou encore factures, de nombreux documents vous sont remis par les organismes de l’Etat ( mairies, préfectures, tribunaux, banques, compagnies d’assurances, employeurs, bailleurs…). Quelle que soit la nature de votre document, il est recommandé de respecter une durée de conservation légale pour faire valoir vos droits. Pour chaque papier administratif, le délai de conservation varie en fonction de leur nature et de leur utilité. Ce qui signifie qu’une fois la conservation nécessaire dépassée, vous n’êtes pas dans l’obligation de garder le document. Tout dépend du type de document et de la procédure que vous souhaitez entamer. 

Les documents liés à votre situation familiale doivent être conservés de façon permanente. Carte d’identité, actes de naissance, jugements et contrats de divorce ou d’adoption, contrats de mariage, actes d’état civil, livrets de famille et diplômes.

– Si vous prenez votre retraite, certains documents doivent être impérativement conservés sous format papier pour faire valoir vos droits auprès de la caisse de retraite.
A savoir: le titre de paiement de la pension de retraite doit être gardé à vie. Il peut être demandé pour le calcul des droits à la pension de réversion, s’il y a lieu. 

Les papiers relatifs au travail tels que les bulletins de salaires, les contrats et certificats de travail sont à conserver sans délai jusqu’à liquidation des droits à la retraite. Ces papiers administratifs serviront lors du calcul de la retraite. Les différents documents administratifs vous permettront de vous justifier en cas de contrôle de l’administration fiscale ou de l’inspection du travail. Si vous souhaitez bénéficier de vos droits de retraite, il est impératif de conserver ces documents sous format papier. À noter que les attestations Pôle Emploi doivent être conservées jusqu’à l’obtention de l’allocation chômage. 
A savoir: D’après la loi française, dans certains cas la dématérialisation d’un document est considérée comme une simple copie.

Les papiers relatifs au logement comme les titres de propriété d’un bien immobilier doivent être conservés à vie. Si vous souhaitez revendre votre bien, il est nécessaire de garder ces documents administratifs. Concernant la location de logements, les contrats, états des lieux et quittances de loyer doivent rester en votre possession pendant toute la durée de la location et les 3 années suivant votre départ. Ces papiers administratifs serviront de justificatif pour vous défendre en cas de litige. Pour contester une facture d’électricité, de gaz ou d’eau, le délai de conservation est de 5 ans. 

Les papiers relatifs à votre banque doivent être absolument conserver, plus spécifiquement les relevés de compte (compte courant, PEL, livret A…) pendant un délai de cinq ans. A noter qu’un débit frauduleux peut être contesté dans un délai maximum de 13 mois. 

– Tous les documents relatifs à la fiscalité sont à garder au minimum 3 ans à partir de l’année suivant celle de l’imposition. Par exemple, la déclaration de revenus 2017 est à conserver jusqu’à fin 2020. Il n’y a aucune obligation légale de conserver ces papiers au-delà de la conservation légale, car ces documents sont stockés et archivés. Toutefois, il est vivement recommandé de les conserver précieusement.
Rappel: L’administration fiscale peut exercer un droit de reprise. Pouvoir dont dispose l’administration fiscale pour vérifier et corriger les oublis et les erreurs  commises par les contribuables en matière d’impôts : recouvrement, calcul du montant…

Les papiers d’une personne décédée doivent être conservés. Le délai de conservation des documents administratifs continue de s’appliquer après le décès du défunt. En effet, certains des papiers conservés peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession. Après le décès du bénéficiaire, le versement de certaines prestations sociales peuvent faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à compter du décès. Il est alors nécessaire de les conserver auprès de vous.
Important à savoir : Il est judicieux de conserver certains papiers au-delà de la durée recommandée, notamment pour constituer des preuves devant la justice (en cas de litige).
Certains papiers administratifs n’ont pas nécessairement l’obligation d’être conservés. Tout ce qui n’a pas de valeur administrative peut alors être jeté selon votre propre jugement.

Que faire si l’on ne les conserve pas ?

A défaut de tous ces dispositifs financiers privés, certaines aides financières peuvent vous être accordées. Une fois sa retraite prise, l’Etat peut, si vous le souhaitez, vous mettre à disposition plusieurs aides telles que :

Les inconvénients auxquels nous pouvons faire face.
Certaines procédures peuvent être bloquées, si vous n’avez pas conserver certains papiers administratifs. En outre, il est fort probable que vous ne puissiez pas faire valoir certains de vos droits ou même vous défendre en cas de litige avec un tiers privé ou les pouvoirs publics. Par exemple, si vous n’avez pas conservé votre PV en cas de revente du véhicule, vous pouvez faire face à un litige avec le nouveau propriétaire. Pour éviter tout accident de ce type, il vous est recommandé de conserver le dernier PV pendant une durée de 15 ans en moyenne. 

Quels moyens pour retrouver nos papiers administratifs ?
Les papiers administratifs non conservés peuvent être retrouvés si besoin. Concernant les papiers administratifs relatifs à votre situation familiale, il vous est possible d’obtenir un duplicata, à l’exception d’un diplôme. Pour cela, il vous suffit de s’adresser à votre mairie (pour un livret de famille ou un acte de naissance..), au tribunal (par exemple des papiers de divorce ou d’adoption) ou à votre notaire (pour un contrat de mariage).

La dématérialisation, une autre alternative ?
L’émergence du digital à grandement simplifié certains aspects de l’administration. Il est aujourd’hui possible de dématérialiser ses papiers administratifs. En effet, vous pouvez via des plateformes accéder directement à vos documents. Il n’est aujourd’hui plus impératif de conserver certains de vos documents administratifs sous format papier. A date, plusieurs administrations fournissent des papiers administratifs directement sous format numérique à travers votre espace personnel sur leur site ou en passant par une plateforme de téléchargement sécurisée.
Important: la dématérialisation des documents vous permet de diminuer le risque de pertes et de dégradation des documents administratifs. 

Le saviez-vous ? Un document original papier a une valeur juridique, surtout s’il porte des mentions manuscrites, signatures et cachets. La dématérialisation de ces documents a la même valeur que le document papier que s’il respecte la norme NF 42-013. En revanche, si vous numérisez (scan, photo) ou photocopiez un document original papier, la version électronique/photocopiée a valeur uniquement de copie. 

Même si cela s’avère être une vraie corvée, il est nécessaire de faire du tri de temps en temps dans vos papiers. A l’inverse, jeter prématurément certains papiers administratifs peut compliquer votre situation. Pour éviter cela, il est possible d’avoir recours à la dématérialisation de vos documents ! Alors qu’attendez-vous pour faire le tri ?

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